Hvordan undgår man uønskede telefonopkald i en virksomhed?

Uønskede telefonopkald kan gå hårdt ud over arbejdsmiljøet på kontoret. De bryder koncentrationen, reducerer effektiviteten og kan skabe en stresset atmosfære blandt medarbejderne. Derfor er det vigtigt at kigge ind i, hvordan man kan undgå de mange uønskede opringninger fra bl.a. sælgere. Du får nogle forslag til løsninger herunder.

Få screenet og frasorteret opkald med telefonomstilling

Professionel telefonomstilling og screening kan markant forbedre håndteringen af indgående opkald på din arbejdsplads. Hos Edelmann Kontorservice tilbyder vi en løsning, der effektivt sorterer og prioriterer opkald baseret på dine specifikke behov.

Vi hjælper bl.a. med følgende:

• Identificerer og prioriterer opkald fra vigtige kunder og samarbejdspartnere
• Omdirigerer potentielle salgsopkald til den rette afdeling eller person
• Frasorterer uønskede opkald, herunder svindelopkald

Vi screener og besvarer telefonopkald, som hvis du havde din egen receptionist siddende. Du kan indhente et tilbud på telefonomstilling via siden her.

Brug en app, der kan advare mod bestemte numre

Din smartphone kan være et effektivt redskab i håndteringen af uønskede opkald. Både iPhone og Android tilbyder indbyggede funktioner og apps, der kan hjælpe dig med at filtrere indgående opkald.

For iPhone-brugere:

• Aktivér “Slå ukendte opkald fra” i indstillingerne
• Benyt “Ignorer opkald fra ukendte”-funktionen for at sende ukendte numre direkte til voicemail

Android-brugere kan:

• Aktivere Googles indbyggede opkaldsscreening
• Installere apps som “Call Blocker” for yderligere beskyttelse

Ved at benytte disse funktioner kan du og dine ansatte selv styre, hvem der kan ringe til jer, og hvornår. Dette giver jer mulighed for at give plads til uforstyrrede perioder, hvor I kan koncentrere jer om vigtige opgaver og projekter.

Markér opkald som spam og undgå flere uønskede opkald

At markere et opkald som spam er en effektiv måde at reducere fremtidige forstyrrelser på. Det er en indsats, der kan gavne hele din organisation og endda andre virksomheder.

Hver gang du eller en medarbejder markerer et nummer som spam:

• Bidrager I til en bredere indsats for at bekæmpe telefonsvindel
• Beskytter I ikke kun jer selv, men også andre virksomheder

Gør brug af muligheden for reklamebeskyttelse i CVR og via Robinsonlisten

For personligt ejede virksomheder findes der flere beskyttelsesmuligheder mod uønskede henvendelser. Ved at tilmelde din virksomhed til reklamebeskyttelse i CVR-registeret og Robinsonlisten kan du markant reducere antallet af uønskede salgsopkald.

Sådan gør du:

• Besøg CVR.dk og log ind med MitID
• Find “Reklamebeskyttelse” under fanen “Min virksomhed”
• Følg anvisningerne for at aktivere beskyttelsen

Bemærk, at denne mulighed kun gælder for personligt ejede virksomheder og ikke for aktie- eller anpartsselskaber. Hvis din virksomhed falder inden for denne kategori, er det en enkel, men effektiv måde at skærme dig mod en stor del af de uønskede henvendelser.

Skab en kultur omkring effektiv telefonhåndtering

Som ansvarlig for din organisation har du muligheden for at sætte standarden for, hvordan I håndterer telefonopkald. Ved at lave klare retningslinjer og kommunikere disse til alle medarbejdere kan du øge produktiviteten og effektiviteten på arbejdspladsen.  

Overvej at:

• Indføre “stille” timer eller perioder, hvor medarbejderne kan fokusere uforstyrret på deres opgaver
• Skab et system for intern kommunikation, der reducerer behovet for telefonopkald mellem kollegaer
• Oplær medarbejderne i effektiv telefonhåndtering og i at genkende potentielle spamopkald