Derfor er telefonsupport et godt supplement til skriftlig kundeservice

I en digital verden, hvor kommunikationskanaler som e-mail og chat anvendes i stor stil, er det let at glemme, hvor værdifuld telefonisk kundeservice stadig kan være. Selvom mange virksomheder fokuserer på at optimere deres online kundeservice, er der stadig mange fordele ved at give kunderne mulighed for at ringe og tale direkte med en medarbejder. Telefonsupport bør derfor ikke nedprioriteres.

Vi vil i denne guide beskrive og forklare, hvordan en kombination af skriftlig og mundtlig kommunikation kan forbedre kundetilfredsheden, mindske risikoen for misforståelser og sikre hurtigere svartider.

#1 Det mindsker risikoen for misforståelser og forvirring

Når kunderne henvender sig med komplekse spørgsmål eller forespørgsler, kan det være sværere at forklare alle detaljer skriftligt end i en mundtlig samtale. Gennem et telefonopkald har du mulighed for at stille opklarende spørgsmål, lytte aktivt og sikre, at du fuldt ud forstår kundens behov. På den måde kan du undgå frustrerende misforståelser, som ellers nemt kan opstå, når man kommunikerer via mail eller chat.

Desuden giver en telefonsamtale dig mulighed for at forklare ting på en mere nuanceret måde. Du kan bruge din stemme og tone til at understrege vigtige pointer, give eksempler og sikre, at kunden går fra samtalen med en klar forståelse.

#2 Det sikrer en mere personlig kommunikation

Selvom skriftlig kundeservice har sine fordele, som f.eks. muligheden for at sende billeder, videoer og andre visuelle elementer, så mangler det et personligt touch, som en telefonsamtale kan tilbyde. Når kunderne ringer ind, sætter de pris på at tale direkte med en medarbejder, som kan lytte til deres bekymringer, stille opfølgende spørgsmål og vise empati.

Denne personlige kontakt kan være med til at opbygge stærkere relationer mellem din virksomhed og jeres kunder.

#3 Det kan sikre hurtigere svar

I en travl hverdag kan det nogle gange tage timer eller endda dage at få svar på en e-mail eller chatbesked. Omvendt kan et telefonopkald give kunderne mulighed for at få svar med det samme, forudsat at der er en medarbejder klar til at tage telefonen.

Hvis det ikke altid er muligt for dig og dine medarbejdere at være tilgængelige på telefonen, kan du overveje at gøre brug af ekstern telefonpasning. Ved at samarbejde med Edelmann Kontorservice – en erfaren udbyder af telefonpasning – kan du sikre, at dine kunder altid får hurtige svar på deres henvendelser.

#4 Det kan være vejen til en højere kundetilfredshed

Den absolut bedste grund til at investere i telefonsupport er, at det kan være med til at øge kundernes tilfredshed markant. Når kunderne oplever, at de let kan komme i kontakt med din virksomhed og få svar på deres spørgsmål hurtigt, så stiger sandsynligheden for, at de bliver loyale kunder, som vender tilbage igen og igen.

Sådan yder du den bedste telefonsupport

Selvom fordelene ved telefonsupport er tydelige, ved mange virksomheder, at det kan være en udfordring at håndtere alle indgående opkald effektivt. Måske oplever du, at dine medarbejdere ikke altid har tid til at tage telefonen, eller at der opstår frustrerende ventetider for dine kunder.

I sådanne tilfælde kan det være en god idé at overveje at samarbejde med en ekstern udbyder af telefonservice / telefonpasning såsom Edelmann Kontorservice.

Vi kan hjælpe dig med at:

• Besvare alle indgående opkald hurtigt og høfligt
• Viderestille opkald til den rette afdeling eller medarbejder
• Fuld fleksibel telefonpasning
• Administration af din kalender 
• … og mere!

Den rette strategi for brug af telefonsupport

Så hvad venter du på? Begynd at overveje, hvordan du kan integrere telefonsupport som en vigtig del af din kundeservicestrategi. Her er nogle centrale spørgsmål, du kan stille dig selv:

1. Hvilke typer henvendelser egner sig bedst til at blive håndteret over telefonen?
2. Har dine medarbejdere den nødvendige tid og kompetencer til at betjene kunderne effektivt over telefonen? Eller er der behov for ekstern telefonpasning? 
3. Hvilke metrics kan du bruge til at måle succes med din telefonsupport og den overordnede kundetilfredshed? Det kunne f.eks. være NPS score. 

Ved at tage stilling til ovennævnte spørgsmål kan du begynde at opbygge en strategi, der passer perfekt til din virksomheds behov og dine kunders præferencer.