Telefonopkald er en betydelig kilde til forstyrrelser på kontoret – sådan tackler du det som leder

Telefonopkald kan være en stor kilde til afbrydelser og ineffektivitet. Mange medarbejdere oplever, at hyppige opkald forstyrrer deres koncentration og reducerer produktiviteten. Der er dog en løsning på udfordringen.

Vi vil i dagens blogindlæg udforske telefonens indvirkning på arbejdsmiljøet og præsentere metoder til at håndtere disse udfordringer. Vi ser desuden nærmere på overraskende statistikker og løsninger, der kan hjælpe dig med at skabe et mere fokuseret og produktivt arbejdsmiljø for dig og dine kollegaer.

Det tager 23 minutter at komme tilbage i flow, når vi bliver forstyrret

Forskning viser, at en afbrydelse i arbejdet medfører en gennemsnitlig forsinkelse på 23 minutter, før medarbejderen igen finder samme niveau af fokus og produktivitet. Dette betyder, at selv korte telefonopkald kan have en markant effekt på arbejdsdagen.

Hver telefonopringning afbryder tankeprocessen brat. Det kræver et mentalt skift, som ikke kun tager tid, men også forbruger mental energi. Når medarbejderen vender tilbage til den oprindelige opgave, skal hjernen arbejde intensivt for at genskabe den tidligere tankerække og overblik.

Andres telefonsamtaler er det mest forstyrrende på kontoret

Undersøgelser peger på, at kollegers telefonsamtaler rangerer som den mest forstyrrende faktor i kontormiljøer. Lyden af andres samtaler kan være utroligt distraherende, især i åbne kontorlandskaber.

Problemet forstærkes af, at man kun hører den ene side af samtalen. Hjernen forsøger instinktivt at udfylde de manglende dele, hvilket trækker opmærksomheden væk fra ens eget arbejde. Dette fænomen, kendt som “halve samtaler”, er særligt forstyrrende og kan have en betydelig negativ indvirkning på koncentration og produktivitet.

Vores private telefon er også en betydelig tidsrøver

Personlige smartphones bidrager yderligere til distraktionerne på kontoret. Notifikationer fra sociale medier, personlige beskeder og apps kan være lige så forstyrrende som arbejdsrelaterede opkald.

Smartphones fungerer ofte som en vedvarende fristelse, der lokker medarbejdere væk fra arbejdsopgaverne. Selv et hurtigt blik på telefonen kan føre til flere minutters uproduktiv aktivitet eller besvarelse af personlige beskeder. Over tid kan disse små afbrydelser akkumulere til en betydelig mængde spildt arbejdstid.

Edelmann Kontorservice kan skåne jer for forstyrrelser, ineffektivitet og tidsspilde

Vores professionelle telefonpasning og telefonomstilling kan markant reducere antallet af forstyrrelser i løbet af arbejdsdagen.

Ved at lade os håndtere indgående opkald, kan du og dine medarbejdere fokusere fuldt ud på jeres kerneopgaver uden afbrydelser. Dette resulterer ikke kun i øget produktivitet, men også i forbedret arbejdstilfredshed, da medarbejderne får mulighed for at arbejde uforstyrret og opnå en dybere koncentration i deres opgaver.

Andre forslag til at blive mindre forstyrret af telefonopkald

Foruden at benytte telefonpasning gennem Edelmann Kontorservice, er her flere strategier, som virksomheder og medarbejdere kan anvende for at minimere telefonrelaterede forstyrrelser:

1. Indfør faste kontakttider: Indfør bestemte tidsrum for telefonopkald, og lad resten af dagen være dedikeret til uforstyrret arbejde.
2. Opdrag kunder til at bruge e-mail: Opfordr kunder og samarbejdspartnere til at kommunikere via e-mail for ikke-presserende henvendelser. Dette giver medarbejdere mulighed for at besvare henvendelser på et passende tidspunkt.
3. Skab “stille zoner”: Indret områder på kontoret, hvor telefonbrug er forbudt, så medarbejdere har et sted til koncentreret arbejde.
4. Brug teknologiske løsninger: Udnyt funktioner som “Forstyr ikke” på telefoner og computere for at blokere for notifikationer i perioder med dyb koncentration.

Det handler i bund og grund om at finde den rette balance mellem tilgængelighed og fokuseret arbejde – en balance, der kan føre til både øget effektivitet og større medarbejdertilfredshed.