Hvad er god kundeservice?

Man siger, at efterspillet er lige så vigtigt som forspillet, og det gælder også, når du skal varetage din virksomheds kundehåndtering. Alle kunder skal have den samme gode behandling, og det gælder også dem som mener, at de ikke har fået en tilfredsstillende service i din virksomhed. I musikkens verden udgør efterspillet en række afrundende takter, som runder et musikstykke af. Og dette musikalske indslag kan du tænke ind i din kundeservice, for skal din kundeservice være i harmoni, skal du give kunden det rette efterspil.

I dette blogindlæg om kundehåndtering har vi samlet seks tips og tricks til en god kundeservice, og hvordan du i din virksomhed kan optimere kundehåndteringen. 

Hvad er forskellen på dårlig kundeservice og god kundeservice? 

Først og fremmest skal vi lige have slået fast, hvad vi mener, når vi skelner mellem god kundeservice og dårlig kundeservice. Din virksomheds kundeserviceafdeling sidder som oftest og varetager kunders forskelligartet udfordringer. Udgangspunktet for samtalen er derfor, at der er et problem, som skal løses. At din virksomheds kunder ikke altid kan få deres problem løst, er altså ikke udtryk for en dårlig kundeservice, eller omvendt et udtryk for god kundeservice, hvis problemet bliver løst. Forskellen på god kundeservice og dårlig kundeservice er helt enkelt, hvordan din virksomhed håndterer kunderne i service situationen – både før, under og efter. Og helt enkelt er det så alligevel ikke, da der gemmer sig mange lag i at yde den bedste kundebetjening. 

Seks gode råd til en god kundeservice

Som lovet kommer vi nu til de seks gode råd til god kundeservice. Dette drejer sig både om, hvordan du kan forebygge dårlig kundeservice og ligeledes, hvordan du griber din kundehåndtering an, hvis skaden allerede er sket. Vi starter på en høj node og vil aller først give dig en række gode råd til at forebygge en dårlig kundeservice.

Forebyg en dårlig kundeservice med disse gode råd 

Der er en uskreven regel om, at man aldrig må lade en god high five hænge i luften. Der foreligger ikke en overtroisk forklaring på, hvorfor man ikke må det, men det bliver betragtet som en uhøflig handling, hvis man ikke gengælder den sociale gestus, som en high five er. Det samme gælder din virksomheds nuværende eller nye kunder.

De første to gode råd er derfor: 

• Vend tilbage til jeres kunder så hurtigt som det er muligt
• Vær tilgængelig for jeres kunder, så de kan få fat i virksomheden på mail og telefon

Ved at vende tilbage til en kunde hurtigst muligt, undgår du, at de bliver utålmodige og føler sig overset. Står de med et presserende problem, yder din virksomhed en god kundeservice, ved at vende hurtigt tilbage. Kunden føler sig på den måde ikke glemt, og din virksomhed giver kunden et indtryk af, at de tager situationen alvorligt. 

Ved at være tilgængelig for kunden på både mail og telefon sender du et klart signal til dine kunder om, at du står til rådighed for at hjælpe dem. Hvis kunden ikke kan finde en mail eller et telefonnummer at henvende sig på, kan det skabe en unødvendig irritation, som bliver lagt oven i, at de i forvejen står med et problem, som skal løses. 

Skab en god kundeservice med disse gode råd 

Som på en første date, til en jobsamtale eller som bartender bag baren er det altid en fordel at være en god lytter. Bliver dine kunder ikke lyttet til, føler de sig ikke hørt, og føler de sig ikke hørt, får de lyst til at råbe endnu højere – ofte uden den store gevinst. Men at være en god lytter er ikke det eneste vigtige. God kundeservice handler nemlig også om at stille de rigtige spørgsmål. 

De næste to gode råd er derfor: 

• Lyt først og løs bagefter 
• Stil relevante spørgsmål 

Ved at lytte til din kunde først og dernæst forsøge at løse problemet, giver du kunden mulighed for at blive hørt, og du laver på den måde den bedste kundehåndtering. Når kunden har talt færdig, er der nu frit slag for, at du kan byde ind med løsningsforslag. Men før du kan det, skal du stille relevante spørgsmål, så du forstår præcis, hvad kundens udfordringer er, og på den måde finde ud af, hvordan din virksomhed bedst kan hjælpe. 

Giv kunden den bedste kundebetjening med disse gode råd 

I nogle tilfælde kan det være en fordel at inddrage flere ledder og kanter for at løse en problemstilling, og som det gamle ordsprog siger: “Everybody wants facetime with the boss.” Og kan man ikke få fat i sin nærmeste leder, har det aldrig skadet nogen at skrue ekstra op for charmen – man skal bare kende de rigtige tricks. Dette kan også gælde for nuværende og nye kunder i din virksomhed. 

De sidste to gode råd er derfor: 

• Involver virksomhedens relevante leder 
• Hvis muligt tilbyd kompensation, en god pris eller ekstra service

Det er altid okay at bede om hjælp, og står man med en vanskelig kundehåndtering, kan det være en fordel at række ud efter sin nærmeste (relevante) leder til at give en hånd med. Ikke nok med at det giver dig en tryghed, så giver det kunden en følelse af at blive taget alvorligt. Det giver kunden et klart indtryk af virksomhedens værdier og viser, at dette er en virksomhed, som ønsker at være i øjenhøjde med deres kunder. Ligeledes kan den pågældende leder give grønt lys for, at du tilbyder kunden en kompensation, en god pris eller en ekstra service. 

Hvad er god kundebetjening? 

… Det ved vi hos Edelmann Kontorservice. Løsningen på alle dine problemer kunne derfor også findes i at starte et samarbejde med en kompetent og erfaren virksomhed, som lever og ånder for god kundeservice. Vi går, med vores inbound kundeservice, tårnhøjt op i at levere en fantastisk service, hvor vi, i harmoni med dine kunder, giver dem det rette efterspil. Kontakt os i dag på  +45 88 77 47 00 og lad os tage en uforpligtende snak om, hvordan vi kan blive din nye og faste telefonpasning.