Når outsourcing af kundeservice skal være en succesoplevelse

Lad os sammen lave tillid med hinanden

Vi baserer en stor del af vores omgang med hinanden på den underliggende betydning af ordet ’tillid’. Det er, foruden at være en følelse, også dét fænomen, som kommer til udtryk, når et individ har en forventning eller tro på, at et andet individ er pålidelig i deres handlinger.

For os hos Edelmann Kontorservice er det tilliden til hinanden, som er hele kernen i at outsource en del af sin virksomhed. I dette blogindlæg vil vi fortælle dig, hvad outsourcing af kundeservice egentlig går ud på, og ligeledes fortælle dig, hvordan vi kan hjælpe med at outsource din kundeservice til os.

Man skal ikke være bange for outsourcing af kundeservice 

At outsource sin kundeservice kan måske frembringe de samme utrygge følelser, som en forældre står med, når de afleverer deres barn i vuggestuen, børnehaven eller ved skolen. Men uanset hvad, så stoler man på, at der er nogle dygtige mennesker, som tager sig af barnet, indtil det senere på dagen bliver hentet igen. Med outsourcing af kundeservice overlader man ligeledes, måske med en vis utryg følelse, en del af sin virksomhed i hænderne på nogle mennesker, som man skal kunne stole på. En succesfuld outsourcing af kundeservice kræver en gensidig tillid til den samarbejdspartner man vælger. Tillid til at ens nye partner varetager ens forretning, som var det deres egen og tillid til, at de gerne vil gøre et godt stykke arbejde.

Forskellen på barnet og virksomheden i dette tilfælde er, at du ikke skal hente det hjem igen, når myldretrafikken melder sin ankomst. Når du outsourcer din kundeservice til Edelmann Kontorservice, overlader du roret til os, lige indtil du siger stop igen. Når du outsourcer din kundeservice til os, får du mere end blot en venlig stemme i den anden ende af røret. Vi tilbyder både fast reception & omstilling, e-kalenderbooking, flex-løsninger til de uforudsete situationer og, som dette blogindlæg handler om, inbound kundeservice.

Outsourcing af kundeservice handler altså om at overlade en del af sin virksomhed i hænderne på en ekstern virksomhed, som kan varetage de opgaver, som ikke ligger inden for virksomhedens portefølje.

Vi mener, at en god leder har blik for – og tillid til – hvor hun eller han kan bruge sine medarbejderes forskelligartede kompetencer, og her vil vi gerne have, at du rækker blikket hen mod os. Vi har nemlig mange års erfaring inden for outsourcing af kundeservice – en erfaring, som vi tror på, at din virksomhed vil drage stor fordel af at udnytte.

Mange gode grunde til outsourcing af kundeservice

Mange virksomheder outsourcer allerede af forskellige grunde. Det kan være grundet ønsket om en tidsbesparelse, et spørgsmål om økonomi, personalemangel i en længere eller kortere periode, eller noget helt fjerde. Alle grunde er gode nok til os – det handler nemlig om dine behov. Fælles for de mange virksomheder som outsourcer deres kundeservice er, at de på den måde kan forblive konkurrencedygtige, vækstorienteret samt fokuseret på virksomhedens primære arbejdsopgaver.

Det er en beslutning, som kræver omtanke, og vi vil derfor gerne fortælle dig, hvordan vi vil gribe en outsourcing af din kundeservice an, og forhåbentlig overbevise dig om, at det på sigt vil blive en lige så stor succes, som hvis du havde beholdt det in-house. Vækst, fart og omkostningsbesparelser lyder alt sammen meget attraktivt, men hvad ønsker din virksomhed konkret at få ud af samarbejdet? Det skal du spørge dig selv om, men vi vil starte med at fortælle dig, hvad vi kan tilbyde.

Du må gerne stille krav til outsourcing af kundeservice

Der vil naturligvis følge en række forventninger og krav med, når man outsourcer sin kundeservice og overlader roret til os. Det er vi helt bevidste om, og vi vil derfor gerne præsentere en række punkter for dig, som altid bliver overholdt. Det drejer sig om information, mål, implementering og opfølgning.

Vi sørger altid for at hente de nødvendige informationer om din virksomhed, således at vi kan blive den bedste samarbejdspartner. Vi ønsker at få en bred forståelse for din virksomhed, så vi på den måde kan besvare henvendelser, som var vi allerede en del af virksomheden. Vi lægger altid nogle klare mål, som vi indbyrdes er enige om. Det drejer om, hvilke behov din virksomhed har, samt hvilke ansvarsområder vi skal overtage. Vi bliver en fast implementering af din virksomhed. Vi lærer teamet op i virksomhedens arbejdsgange, produkter, ydelser, relevante telefonnumre og alt derimellem. Vi sørger ligeledes for en løbende vidensdeling, så du ikke føler, at vi holder kortene tæt til kroppen. Ved hjælp af en flydende dialog, laver vi altid en løbende opfølgning, så vi er sikre på at være bekendte med nye tiltag, som vi skal kunne videreformidle til jeres – eller skulle vi sige vores – kunder.  

For os er en outsourcing af kundeservice først succesfuld, når vi bliver betragtet som en forlænget arm af din virksomhed. Vi finder sammen med dig ud af, hvad din virksomhed har behov for, og lægger en plan for, hvordan vi bedst kan opfylde din virksomheds behov. Det hele handler i bund og grund om, at vi har et fælles mål og nogle klare forventninger til vores fremtidige samarbejde. 

Fremtidige tendenser inden for outsourcing af kundeservice

Hos Edelmann Kontorservice mener vi ikke, at vi kan erstattes af maskiner, da den menneskelige faktor spiller en stor rolle i kunderelationen. Vi ønsker dog at være realistiske og fremsynet, og derfor vil vi gerne fortælle mere om, hvordan automatisering særligt kommer til at spille en rolle for fremtidens outsourcing af kundeservice.

Anvendelse af kunstig intelligens og automatisering

Den hurtigtvoksende automatisering vil spille en afgørende rolle i outsourcing af kundeservice i fremtiden på flere måder. Det skaber:

• Øget effektivitet
• 24/7 kundeservice 
• Skalérbarhed 
• Personliggjort service 

Automatisering af rutinemæssige opgaver, såsom besvarelse af standardspørgsmål, oprettelse af sager og håndtering af simple transaktioner vil øge effektiviteten i kundeserviceprocessen. Dette kan reducere den tid, som medarbejdere bruger på at beskæftige sig med gentagne opgaver og frigøre dem til at håndtere mere komplekse problemer. Automatisering muliggør ligeledes levering af kundeservice døgnet rundt uden behovet for konstant bemanding. Dette er særligt nyttigt i en global kontekst, hvor virksomheder opererer på tværs af forskellige tidszoner. Automatisering gør det lettere at skalere kundeserviceoperationer i takt med virksomhedens vækst eller i perioder med øget efterspørgsel. Dette betyder, at virksomheder kan tilpasse deres kundeservicekapacitet efter behov uden at skulle ansætte og træne nye medarbejdere. Avancerede automatiseringsløsninger, såsom chatbots drevet af kunstig intelligens (AI), kan lære af kundernes interaktioner og levere mere personliggjort service over tid. Dette kan øge kundetilfredsheden ved at skabe en mere engagerende og relevant kundeoplevelse.

Samlet set vil automatisering i fremtiden være en værdifuld ressource for virksomheder, der ønsker at outsource deres kundeserviceoperationer, da det kan forbedre effektiviteten, tilgængeligheden og kvaliteten af den service, de leverer, samtidig med at det reducerer omkostningerne. 

Men før robotterne for alvor tager over, så er det ovenstående faktisk allerede ydelser, som Edelmann Kontorservice leverer. Vi tror stadig på den menneskelige relation inden for kundeservice.

Det personlige kendskab er vigtigt, når man skal outsource kundeservice

Vi vægter det personlige kendskab enormt højt. Det gør vi, fordi vi ønsker at blive en fuldt integreret del af din virksomhed – næsten så integreret at vi ved, hvilken mælk du foretrækker i morgenkaffen. Vi går op i at lære jer at kende, så vi ved, om vi kan sende jer en mail, når I fejrer fødselsdag, holder jubilæum eller lige er hjemvendt fra en tiltrængt ferie sydpå.

Vi skaber en gensidig tillid. Vi kender til jeres virksomhed, og de produkter eller services I udbyder, og omtaler og behandler det, som var det vores eget. Når du outsourcer din kundeservice til os, flytter du ikke en del af din virksomhed væk. Tværtimod tilføjer du en ny afdeling, med professionelle og servicemindede ansatte, der sidder klar ved dine telefoner. 

Hvis du ønsker at skabe et tillids funderet samarbejde med os, kan du kontakte os på 88 77 47 00. Så tager vi en uforpligtende samtale om, hvordan vi kan hjælpe dig i gang med at outsource din kundeservice.